Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

 

Rozsah osobních údajů a účely zpracování

1 Continental Gallery shromažďuje

1.1 Osobní údaje v souvislosti s provozováním internetového obchodu na webové stránce umístěné na internetové adrese www.cogybooks.com, a v souvislosti s užíváním aplikace COGYBOOKS nebo v souvislosti se závazky vzniklými s poskytováním služeb internetového obchodu, s poskytováním následných aktualizačních a inovačních licencí pro rozvoj nabízených služeb, zdokonalení ovladatelnosti obchodu, zjednodušení procesu nákupu, informování o nových verzích atd.

 

2 Continental Gallery neshromažďuje

2.1 Žádné citlivé ani zvláštní osobní údaje vypovídající o majetku a majetkových poměrech, národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v politických stranách, čísla účtů, čísla nebo kódy bankovních  karet atp. Při uchovávání osobních údajů dodržuje zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a normy související, kterými jsou především směrnice Evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních  údajů) – General Data Protection Regulation (GDPR).

 

3 Pro účely tohoto dokumentu se rozumí

3.1 Osobním údajem – jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže ho lze přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu;
 
3.2 Citlivým údajem - osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů; citlivým údajem je také biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů;
 
3.3 Subjektem údajů - fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
 
3.4 Zpracováním osobních údajů -  jakákoliv operace nebo soustava operací, které Continental Gallery jako správce nebo zpracovatel systematicky provádí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace;
 
3.5 Shromažďováním osobních údajů - systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování;
 
3.6 Likvidací osobních údajů -  fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení z dalších zpracování;
 
3.7 Správcem je Continental Gallery, Praha 9 - Horní Počernice, Lhotská 1011/9, PSČ 193 00, Česká republika, IČ 26194350, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 78649, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním osobních údajů může správce zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak;

 

Continental Gallery jako správce osobních údajů prohlašuje, že splňuje veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:

• bude zpracovávat osobní údaje subjektu jen na základě platného právního důvodu, a to především oprávněného zájmu, plnění smlouvy, zákonné povinnosti či uděleného souhlasu,
• plnít dle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů,
• umožnit subjektu a podporovat jej v uplatňování a plnění jeho práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

 
3.8 Evidencí nebo datovým souborem osobních údajů (dále jen „datový soubor“) jakýkoliv soubor osobních údajů uspořádaný nebo zpřístupnitelný podle společných nebo zvláštních kritérií;
 
3.9 Souhlasem subjektu údajů svobodný a vědomý projev vůle subjektu údajů, jehož obsahem je svolení subjektu údajů se zpracováním osobních údajů;
 
3.10 Příjemcem každý subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny;
 
3.11 Zákonem o ochraně osobních údajů je zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění;
 
3.12 GDPR směrnice EP/2016/679 o ochraně fyzických osob v souladu se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.

 

4 GDPR – Informace o zpracování a využití osobních údajů

4.1 Společnost Continental Gallery s.r.o., se sídlem Praha 9 - Horní Počernice, Lhotská 1011/9, PSČ 193 00, Česká republika, identifikační číslo: 26194350 zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 78649, je poskytovatelem e-knih (dále jen „zboží“ nebo „elektronický obsah“) a provozovatelem softwarové aplikace COGYBOOKS, a současně správcem osobních údajů (dále jen „správce“) subjektu osobních údajů. Subjektem osobních údajů je oprávněný uživatel zboží (dále jen „subjekt“), kterému bylo zboží poskytnuto prostřednictvím internetového obchodu Continental Gallery.

4.2 Internetový obchod je společností Continental Gallery provozovaný na webové stránce umístěné na internetové adrese www.cogybooks.com. Subjektem osobních údajů je také oprávněný Uživatel aplikace COGYBOOKS (dále jen „subjekt“), kterému byla aplikace poskytnuta k užívání prostřednictvím Continental Gallery. Osobní údaje subjektu jsou zpracovávány jakožto nezbytné za účelem splnění kupní smlouvy týkající se zboží nebo v souvislosti s poskytnutím licence.

4.3 Dále jsou osobní údaje subjektu zpracovávány jakožto nezbytné za účelem splnění smlouvy a v souvislosti s poskytnutím licence k užívání aplikace COGYBOOKS. Smluvní stranou je subjekt údajů a správce osobních údajů subjektu, za účelem vedení Uživatelského účtu nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy ve smyslu čl. 6.1. b) nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) za situace, kdy:
 

• vyřizovaná objednávka je ve formě elektronického dodání zboží nebo fyzického dodání poštou, případně v kombinaci obou možností;

 

• vyřizovaná objednávka je ve formě dodání aplikace COGYBOOKS;

 

• poskytovaná licence k dodávanému zboží a aplikaci COGYBOOKS je svázána s konkrétním subjektem ve smyslu licenčních čísel, aktivačních kódů a dalších ochranných prvků jako ochrana poskytovatele zboží před zneužitím subjektem dat nebo třetími stranami dle autorského zákona a související legislativy;

 

• licenční smlouvou k poskytnutému zboží nebo k aplikaci COGYBOOKS či kupní smlouvou vznikl správci osobních údajů závazek poskytovat aktualizace zboží ve prospěch subjektu dat, a to nejméně po dobu sjednanou ve smlouvě;

 

• licenční smlouvou k poskytnutému zboží nebo k aplikaci COGYBOOKS vznikl správci osobních údajů závazek informovat subjekt údajů o nových aktualizačních verzích zakoupeného zboží, aplikace COGYBOOKS nebo obchodních nabídek, a to nejdéle po dobu 3 let po zakoupení;

 

• je nezbytné řešit případné reklamace v souvislosti s kupní smlouvou nebo v souvislosti s aplikací COGYBOOKS;

 

• je to nezbytné k zajištění ochrany majetku, práv a právem chráněných zájmů správce;

 

• Continental Gallery zasílá informace a obchodní sdělení a nabídky subjektu;

 

• je to nezbytné k plnění povinností vyplývajících z ustanovení zvláštních zákonů;

 

• je účelem přímý marketing (informační a produktové kampaně) správce;

 

• je to nezbytné k vedení zákaznické evidence.

 
4.4 Správce spolupracuje s některými zpracovateli, kterým mohou být data zpřístupněna. Ke zpřístupnění dochází výhradně v souvislosti se službami webového rozhraní www.cogybooks.com vztahující se ke zboží a v souvislosti se službami spojenými s aplikací COGYBOOKS dle smlouvy, a to pouze v nezbytném rozsahu. Těmito zpracovateli jsou dodavatelé poskytující služby v oblasti vývoje webového rozhraní, vývoje aplikace COGYBOOKS, poskytování služeb marketingu a účetnictví.

4.5 Správce je povinen uzavřít se zpracovatelem smlouvu o zpracování osobních údajů. Tato smlouva musí mít vždy písemnou formu a musí v ní být výslovně uvedeno, v jakém rozsahu, za jakým účelem a na jakou dobu se uzavírá a musí obsahovat záruky zpracovatele o technickém a organizačním zabezpečení ochrany osobních údajů.
 
4.6 Výše uvedené zákonné důvody dle čl. 6.1 b) a 6.1 c) nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), umožňují plnění kupní smlouvy vztahující se ke zboží a smlouvy vztahující se k aplikaci COGYBOOKS ze strany správce a využití služeb ze strany subjektu dat, přičemž se jedná o výslovný souhlas. 
   
Zabezpečení a ochrana osobních údajů

Continental Gallery s.r.o. chrání osobní údaje subjektu v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. V této souvislosti přijala veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení osobních údajů subjektu.

 

5 Uživatel udělením výslovného souhlasu prohlašuje

5.1 Uživatel udělením výslovného souhlasu, který je součástí obchodních podmínek a svým poučením prohlašuje, že si je vědom svých oprávnění, zejména:
 

• práva požadovat od správce údajů přístup ke svým osobním údajům. Díky právu na přístup může uživatel kdykoli vyzvat správce, který mu ve lhůtě 30 dní doloží, jaké jeho osobní údaje zpracovává a proč.

• práva požadovat opravu svých osobních údajů v případě jejich nepřesnosti či nesprávnosti;

 

• práva požadovat výmaz osobních údajů, popř. omezení jejich zpracování;

 

• práva vznést námitku proti zpracování osobních údajů;

 

• práva na přenositelnost svých osobních údajů;

 

• práva udělený souhlas kdykoliv odvolat, čímž však nebude dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním;

 

• práva požadovat informaci o zpracování svých osobních údajů;

 

• práva podat stížnost proti procesu zpracování osobních údajů správcem k dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

 

Pokud bude uživatel chtít některého z těchto práv využít, může kontaktovat správce prostřednictvím elektronického formuláře.

Stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů

Pokud má uživatel pocit, že s jeho údaji nezachází správce v souladu se zákonem, má právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

5.2 Správce je oprávněn svoji politiku ochrany osobních údajů pozměnit tak, aby odrážela aktuální přístup k ochraně osobních údajů. V případě takové změny o ní bude subjekt vyrozuměn. Souhlas subjektu údajů je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný.
 
5.3 Všechny osobní údaje, které od subjektů správce získává, jsou na základě dobrovolnosti, jsou časově ohraničené (po dobu trvání smluvního vztahu na základě uzavřené kupní smlouvy nebo po dobu poskytnutí licencí ke zboží nebo poskytnutí licence k aplikaci COGYBOOKS a následně na základě uděleného souhlasu správci údajů po dobu dalších 3 let), a odvolatelné; vyjma údajů nutných k plnění právní povinnosti, v oprávněném zájmu správce nebo k plnění či uzavření kupní smlouvy ke zboží nebo smlouvy k aplikaci COGYBOOKS, které jsou iniciovaná subjektem údajů samotným.
 
5.4 V případě žádosti o výmaz, změnu, úpravu osobních údajů nebo odvolání souhlasu nebo v případě žádosti o ukončení zasílání aktualizací vztahující se ke zboží nebo k aplikaci COGYBOOKS nebo poskytování informačního servisu o nových verzích zboží či aplikace COGYBOOKS - subjekt zašle takový dokument Continental Gallery prostřednictvím https://cogybooks.com/pages/kontakt elektronického formuláře na webových stránkách www.cogybooks.com.
 
5.5 Subjekt bere na vědomí, že neudělení souhlasu nebo jeho odvolání může mít za následek to, že některá plnění v souvislosti s kupní smlouvou ke zboží nebo v souvislosti se Smlouvou a licencí vztahující se k aplikaci COGYBOOKS nebude možné nabídnout nebo poskytnout. Poskytnutí plnění dle uzavřené kupní smlouvy ke zboží nebo dle smlouvy a licence vztahující se k aplikaci COGYBOOKS však v žádném případě není podmíněno udělením tohoto souhlasu.

 

6 Doplňující prohlášení

6.1 Správce se zavazuje k tomu, že nebude svěřená osobní data poskytovat  třetí osobě ani pro komerční nabídku, pokud nebudou souviset s internetovým obchodem správce www.cogybooks.com nebo s užíváním aplikace COGYBOOKS, bez souhlasu subjektu dat. Správce se zavazuje shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování, zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny, a zpracovávat je k jinému účelu jen s předchozím souhlasem subjektu údajů
 
6.2 Po uplynutí doby, která je nezbytná k účelu jejich zpracování, se zavazuje údaje anonymizovat a nezasahovat tak neoprávněně do soukromého a osobního života subjektu údajů. Správce se dále zavazuje k tomu, že na přání subjektu a bez udání důvodu jeho osobní data vymaže z databáze, vyjma těch, která souvisí s případnou pozdější identifikací vlastníka licence programu, se splněním závazku informovat o nových verzích zakoupeného zboží, nových verzích v souvislosti s užíváním aplikace COGYBOOKS anebo s povinností identifikace kupujícího/subjektu údajů s ohledem na daňovou legislativu nebo za účelem řešení reklamací, a to po dobu záruční lhůty.
 
6.3 Subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může:
 

• požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení;

 

• požádat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav (tzn. zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů) s tím, že pokud je tato žádost důvodná, správce nebo zpracovatel je povinen odstranit takto vzniklý závadný stav bez zbytečného odkladu;

 

• odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů.

 

 

7 Jaká osobní data se shromažďují

7.1 Shromažďují se data pouze na základě zákonného důvodu, data nutná k uskutečnění plnění kupní smlouvy uzavřené zákazníkem v internetovém obchodě na webové stránce umístěné na internetové adrese www.cogybooks.com. Dále pak data nutná k uskutečnění plnění smlouvy uzavřené v souvislosti s užíváním aplikace COGYBOOKS. Jedná se o následující údaje, které jsou nutné k uskutečnění obchodních vztahů a zákonné evidence:
 

• jméno a příjmení (u firmy jméno firmy a IČ a DIČ)

 

• stát

 

• dodací adresa

 

• fakturační adresa

 

• e-mail

 

• telefon

 

8 Způsoby zpracování osobních údajů

8.1 Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně určenými zaměstnanci. Jsou zpracovávány jak v listinné, tak v elektronické podobě. Elektronické zpracování databází je zajištěno platformou Shopify (www.shopify.com). Likvidace, skartace či blokování osobních údajů je prováděno v okamžiku, kdy pomine účel a/nebo stanovená doba pro jejich zpracování.

 

9 Způsoby ukládání nosičů informací a osobních údajů

9.1 Osobní údaje zaznamenané na jakémkoli nosiči informací (listinné dokumenty, flash disky, CD-ROM, DVD-ROM, audio-video záznamy apod.) jsou ze strany správce považovány za důvěrné informace. Každý zaměstnanec nebo oprávněná osoba je povinna nosiče informací ukládat tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití, poškození nebo neoprávněné likvidaci. Nosiče informací se ukládají v uzamykatelných skříních, registraturách nebo v jiných úschovných objektech. Zaměstnanec je povinen zajistit, aby nosiče informací byly v případě opuštění pracoviště řádně uloženy a zabezpečeny uzamčením.
 
9.2 V případě úložných místností pro listinnou dokumentaci je povinností správce zajistit, aby do těchto místností vstupovali pouze oprávnění zaměstnanci nebo osoby v jejich doprovodu. Tyto místnosti budou technicky zabezpečeny proti neoprávněnému vstupu a jsou pod dohledem technických prostředků elektronické zabezpečovací a požární signalizace.

 

10 Likvidace osobních údajů

10.1 Continental Gallery jako správce se zavazuje provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti subjektu údajů, a to v případech a za podmínek dle zákona o ochraně osobních údajů.
 
10.2 Pokud tomu nebrání jiný právní účel, jako např. oprávněný zájem společnosti za účelem ochrany majetku a hodnot, daňové předpisy apod., zavazuje se správce bez zbytečného odkladu provést likvidaci osobních údajů.

10.3 Správce se zavazuje likvidaci osobních údajů vždy provádět sám, a to bezpečným a prokazatelným způsobem, případně třetí stranou jako zpracovatelem, nicméně vždy jen na základě smlouvy a při současném nastavení nezbytných kontrolních a bezpečnostních mechanismů.

11 Zasílání obchodních sdělení a ukládání cookies

11.1 Kupující souhlasí se zasíláním informací souvisejících se zbožím, službami, aplikací COGYBOOKS nebo společností Continental Gallery na elektronickou adresu kupujícího/subjektu a dále souhlasí se zasíláním obchodních sdělení Continental Gallery na elektronickou adresu kupujícího/subjektu.

11.2 Kupující souhlasí s ukládáním a zpracováním tzv. cookies na jeho počítač. V případě, že je nákup na www.cogybooks.com možné provést a závazky Continental Gallery z kupní smlouvy nebo z poskytnuté licence plnit či smlouvy související s aplikací COGYBOOKS, popř. jejím užíváním, aniž by docházelo k ukládání tzv. cookies na počítač kupujícího/subjektu, může kupující/subjekt podle předchozí věty kdykoliv odvolat Souhlas kupujícího/subjektu s užíváním a zpracováním souborů cookies Continental Gallery. Celé znění je vedeno jako příloha 1 Souhlas zpracování souboru cookies na stránce https://cogybooks.com/pages/zpracovani-cookies.

Ochrana osobních údajů je také součástí  Obchodních podmínek pro zboží a publikaci.

Odhlášení ze zasílání newsletterů a obchodních sdělení

E-maily s inspirací, články či produkty a službami zasíláme uživateli, pokud je našim zákazníkem, a to pouze na základě našeho oprávněného zájmu.

Pokud uživatel ještě není zákazníkem, posíláme mu e-maily jen na základě jeho souhlasu. V obou případech může uživatel ukončit odběr našich e-mailů stisknutím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu.

 

Mlčenlivost

Všichni naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří zpracovávají osobní údaje uživatele, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů uživatele. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s uživatelem. Bez souhlasu uživatele nejsou osobní údaje uživatele vydány třetí straně.